Neatliekat un negaidāt līdz pēdējam brīdim, bet aizpildiet savu pieteikumu laikus pirms termiņa beigām, lai izvairītos no pēdējā brīža tehniskām problēmām. Problēmas, kas radušās pēdējā brīdī nespējot iesniegt iesniegumu, ir jūsu risks. Uzsaukuma beigu termiņu tehnisku u.c. problēmu dēļ NEVAR pagarināt.

Apmeklējiet portāla tēmas lapu regulāri! To CERV izmanto, lai publicētu atjauninājumus un papildu informāciju par uzsaukumu (uzsaukumu un tēmu atjauninājumi). 
Var gadīties arī apstākļi, kuru dēļ uzsaukumu var būt nepieciešams atcelt vai slēgt. Par uzsaukuma atcelšanu vai slēgšanu tiek paziņots uzsaukuma vai tēmas atjauninājumā. Uzsaukuma atcelšanas vai slēgšanas gadījumā nav tiesību uz kompensāciju.

Svarīgi atcerēties un prast nošķirt:

Portāla elektroniskā apmaiņas sistēma (Funding & Tenders Portal Electronic Exchange System) — iesniedzot pieteikumu, visi dalībnieki piekrīt izmantot elektroniskās apmaiņas sistēmu un pakļaujas ar portāla noteikumiem (Portal Terms & Conditions).

Reģistrācija — pirms pieteikuma iesniegšanas visiem finansējuma saņēmējiem, saistītajiem subjektiem un asociētajiem partneriem jābūt reģistrētiem dalībnieku reģistrā. Organizācijas identifikācijas kods (participant identification code PIC) (viens katram dalībniekam/organizācijai) ir obligāts, lai varētu aizpildīt pieteikuma veidlapu.

Konsorcija loma — veidojot savu konsorciju, jādomā par organizācijām, kas palīdz sasniegt mērķus un risināt problēmas.
Lomas jāpiešķir atbilstoši dalības līmenim projektā: galvenajiem dalībniekiem būtu jāpiedalās kā finansējuma saņēmējiem (beneficiaries) vai iesaistītajām organizācijām (affiliated entities); citi var piedalīties kā asociētie partneri (associated partners), apakšuzņēmēji, trešās personas. Asociētajiem partneriem  un trešajām personām, sniedzot savu pienesumu un līdzdarbojoties, pašiem būtu jāsedz savas izmaksas (tās nekļūst par formālu ES finansējuma saņēmēju). Apakšlīgumu (subcontracting) slēgšanai parasti vajadzētu būt ierobežotai daļai, un tā ir jāveic trešajām personām (nevis vienam no saņēmējiem/saistītajām struktūrām). Apakšuzņēmumu līgumi, kas pārsniedz 30% no kopējām attiecināmajām izmaksām, ir jāpamato pieteikumā.

Koordinatorsvairāku finanšu saņēmēju partnerībā (multi-beneficiary grants) saņēmēji piedalās kā konsorcijs jeb grupa. Tiem ir jāizvēlas koordinators, kurš rūpēsies par projekta vadību un koordināciju un pārstāvēs konsorciju pret piešķīrēju iestādi. Grantos, kuros piesakās individuālais finansējuma saņēmējs vai finansējuma saņēmējs bez partneriem (mono-beneficiary grants), vienīgais saņēmējs automātiski būs arī projekta koordinators.

Iesaistītās organizācijas (affiliated entities) — pieteikuma iesniedzēji var piedalīties projektā kopā ar iesaistītajām organizācijām (tās piedalās ar līdzīgām tiesībām un pienākumiem kā saņēmēji, bet neparaksta grantu un tāpēc pašas nekļūst par saņēmējiem). Tā kā iesaistītās organizācijas saņems daļu finansējuma, viņiem ir jāatbilst visiem uzaicinājuma nosacījumiem un jābūt apstiprinātiem (tāpat kā saņēmējiem); bet tie netiek ieskaitīti minimālajos atbilstības kritērijos konsorcija sastāvam (ja tādi ir).

Asociētie partneri (associated partners) — pieteikuma iesniedzēji var piedalīties projektā kopā ar asociētajiem partneriem jeb partnerorganizācijām, kas nepretendē uz EK finansējumu projektā. Tā kā asociētie partneri jeb partnerorganizācijas līdzdarbojas bez tiesībām saņemt daļu finansējuma, tās nav jāapstiprina.

Konsorcija līgums (consortium agreement) — praktisku un juridisku iemeslu dēļ ir ieteicams slēgt iekšējās sadarbības līgumus, kas ļauj jums rīkoties ārkārtas vai neparedzētu apstākļu gadījumā, pat ja tas nav saistoši saskaņā ar Grantu līgumu (the Grant Agreement). Konsorcija līgums dod arī iespēju pārdalīt finansējumu atbilstoši konsorcija iekšējiem principiem un parametriem (piemēram, viens finansējuma saņēmējs savu finansējuma daļu var pārdalīt citam saņēmējam). Konsorcija līgums ļauj jums pielāgot finansējumu jūsu konsorcija vajadzībām un aizsargā strīdu gadījumā.

Sabalansēts projekta budžets — grantu pieteikumiem jānodrošina sabalansēts projekta budžets un pietiekami citi resursi, lai projektu veiksmīgi īstenotu (piemēram, pašu ieguldījumi, darbības radītie ienākumi, trešo pušu finansiālie ieguldījumi utt.). Jums var tikt lūgts samazināt pārmērīgas neattiecināmās izmaksas.

Bezpeļņas noteikums — grantu finansējums NEDRĪKST nest peļņu (t.i., ieņēmumi + ES finansējums pārsniedz izmaksas). Tas tiks pārbaudīts projekta beigās.

Dubulta finansējuma risks — ir stingri aizliegts no ES budžeta saņemt dubultu finansējumu (izņēmums ir ES sinerģijas darbības). Neskaitot sinerģijas darbības, katra konkrētā darbība var saņemt tikai VIENU dotāciju no ES budžeta, un izmaksu posteņus NEKĀDĀ gadījumā nedrīkst deklarēt divām dažādām ES darbībām.

Pabeigtie/pašreizējie projekti — jau pabeigtu projektu pieteikumi tiek noraidīti; jau uzsāktu projektu pieteikumi tiek izvērtēti katrā gadījumā atsevišķi (šajā gadījumā netiek atlīdzinātas izmaksas par aktivitātēm, kas notikušas pirms projekta sākuma datuma/priekšlikuma iesniegšanas).

Savietojamība ar ES atbalstu organizācijas pamatdarbībai (operating grants) — kombinācijas ar pamatdarbības grantiem ir iespējamas, ja projekts nedublē, bet ir veidots ārpus pamatdarbības grantu atbalsta sfēras. Izmaksu pozīcijām atskaišu sistēmā ir jābūt skaidri nodalītām un tās nevar būt deklarētas divreiz (skat. AGA — Annotated Model Grant Agreement, art 6.2.E).

Vairāki pieteikumi — viena un tā paša uzsaukuma ietvaros pretendents var iesniegt vairāk nekā vienu pieteikumu dažādiem projektiem, un tiem var tikt piešķirts finansējums. Organizācijas var piedalīties vairākos pieteikumos. BET: ja būs vairāki priekšlikumi ļoti līdzīgiem projektiem, tiks pieņemts un vērtēts tikai viens pieteikums; pretendenti tiks lūgti otru atsaukt (vai tas tiks noraidīts).

Atkārtota iesniegšana (resubmission) — līdz pat iesniegšanas termiņa beigām pieteikumu var mainīt un iesniegt atkārtoti.

Noraidīšana (rejection) — iesniedzot pieteikumu, visi pretendenti piekrīt uzsaukuma dokumentā (the Call Document) un dokumentos, uz kuriem tas attiecas, izklāstītajiem nosacījumiem. Pieteikumi, kas neatbilst visiem konkursa nosacījumiem, tiks noraidīti. Tas attiecas arī uz pretendentiem: visiem pretendentiem ir jāatbilst kritērijiem; ja kāds no tiem neatbilst, tas ir jāaizstāj, pretējā gadījumā viss pieteikums tiks noraidīts.

Valoda — jūs varat iesniegt savu pieteikumu jebkurā oficiālajā ES valodā, bet projekta abstraktam/ kopsavilkumam vienmēr jābūt angliski. Efektivitātei mēs ļoti iesakām lietot angļu valodu visam pieteikumam. Ja ir nepieciešama uzsaukuma dokumentācija citā oficiālajā ES valodā, šāds pieprasījums jāiesniedz 10 dienu laikā pēc uzsaukuma publicēšanas.

Pārskatāmība — saskaņā ar ES Finanšu regulas 38. pantu (EU Financial Regulation) informāciju par piešķirtajiem ES grantiem katru gadu publicē tīmekļa vietnē Europa website. Informācija ietver: atbalsta saņēmēja nosaukumu, adresi, mērķi, kuram piešķirts grants, maksimālo piešķirto summu. Gadījumos, kad pastāv nopietns risks, ka informācijas izpaušana var apdraudēt pieteikuma sniedzēja tiesības un brīvības saskaņā ar ES Pamattiesību hartu vai kaitēt viņa komerciālajām interesēm, pēc pamatota un pienācīgi noformulēta pieprasījuma izņēmuma kārtā pieteicējs var netikt atklāts.

Datu aizsardzība. Pieteikuma iesniegšana uzsaukumā ir saistīta ar personas datu vākšanu, izmantošanu un apstrādi. Dati tiek ievākti un apstrādāti saskaņā ar piemērojamo tiesisko regulējumu. Tie tiek apstrādāti izvērtējot jūsu pieteikumu, vēlāk grantu pārvaldībai un, ja nepieciešams, programmas uzraudzībai, novērtēšanai un saziņai. Sīkāka informācija šeit