Jaunās izmaiņas precizē virkni normu par Latvijas Nacionālā arhīva (LNA) darbu ar institūcijām, nosakot, ka:
- LNA turpmāk depozitārā (terminētā) glabāšanā varēs pieņemt arī institūciju arhīviski vērtīgos dokumentus;
- Turpmāk LNA konsultēs institūcijas, nesniegs metodisko palīdzību, kā bija līdz šim;
- Ir precizēta institūciju atbildība par tās arhīviski vērtīgo dokumentu saglabāšanu, nosakot, ka arī tajos gadījumos, kad institūcijas glabā dokumentus akreditētā privātā arhīvā, atbildīga par saviem dokumentiem ir institūcijas;
- noteikts, ka institūcijām ar Latvijas Nacionālo arhīvu jāsaskaņo arhīviski vērtīgo dokumentu veidus un to glabāšanas termiņus. (līdz šim jāskaņo visu dokumentu glabāšanas termiņus).
- Institūcijas ar LNA atļauju dokumentu, kuri nepieciešami institūciju funkciju un uzdevumu pildīšanai ilgāk, nekā noteikts Arhīvu likumā, pie sevis varēs turpmāk glabāt līdz pieciem gadiem un šo termiņu būs iespējams pagarināt vēl uz pieciem gadiem, bet, ja tas ir pamatots ar īpašiem apstākļiem, termiņu varēs pagarināt uz laiku līdz 10 gadiem;
- vairs nebūs jāslēdz sadarbības līgumi starp institūcijām un LNA par Vienotās arhīvu informācijas sistēmas Iestāžu portāla izmantošanu un ar Ministru kabineta noteikumiem plānots noteikt, ka institūcijas Iestāžu portālu izmantos, iesniedzot pieteikumu LNA;
- Precizēts regulējums attiecībā uz privātu arhīvu akreditāciju,
Arhīvu likuma grozījumi precizē arī arhīva dokumentu izmantošanu:
- Arhīvu likumā detalizēti noteikti personas dati un citas ziņas, kas personai jānorāda dokumentu izmantošanas pieprasījumos, lai saņemtu izziņas, dokumentu atvasinājumus un izmantotu dokumentus institūciju un LNA lasītavās.
- Precizēts regulējums attiecībā uz tādu dokumentu izmantošanu, kas satur fizisko personu datus. Datu subjektam būs tiesības iesniegt paziņojumu par nepilnīgu vai neprecīzu personas datu papildināšanu
- Noteikts aizliegums labot datus nacionālā dokumentārā mantojuma dokumentos, lai nodrošinātu dokumentu saglabāšanu to oriģinālajā izskatā.
- Redakcionāli precizējumi ir par tādu arhīvu dokumentu izmantošanu, kam ir noteikti pieejamības ierobežojumi saskaņā ar Arhīvu likuma 13.pantu. Attiecībā uz dokumentiem, kam ir noteikta ierobežota pieejamība citos likumos, turpmāk attiecīgie dokumentu pieejamības ierobežojumi būs spēkā 30 gadus pēc dokumentu radīšanas, ja vien attiecīgā likumā nav noteikts cits termiņš
- Likuma grozījumi nosaka, ka LNA ir pirmpirkuma tiesības, ja privātpersona atsavina dokumentus ar arhīvisko vērtību, bet, ja pirmpirkuma tiesības neizmanto, tad LNA ir tiesības bez maksas izgatavot atsavināmo dokumentu kopijas.
- Turpmāk LNA un institūcijas atteikumu izmantot dokumentus nevarēs uzreiz pārsūdzēt Administratīvajā rajona tiesā, jo vispirms atteikumu varēs apstrīdēt padotības kārtībā augstākai amatpersonai vai institūcijai saskaņā ar Administratīvā procesa likuma normām.
- nacionālā dokumentārā mantojumā nedrīkst iekļaut dokumentus, kas iegūti prettiesiskā ceļā, t.k. nozagti citā valstī vai prettiesiski izvesti no citas valsts.